灵活办公空间如何促进工作场所协作

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罗技SVC总部灵活办公空间的景观。

大迁徙仍在继续。

在渴望更深入的协作和更高的生产力的组织的要求下,员工们纷纷返回办公室。但虽然这解决了组织面临的一个紧迫问题,但它提出了一个新问题,组织必须直接面对:如何重新设计办公空间以促进协作,适应不断变化的需求,并最大化生产力?答案在于灵活性。灵活的办公空间不仅仅是一种趋势;它们是现代工作场所的基础,适应性驱动成功。

 

传统办公空间的问题

长期以来,办公空间的设计一直非常僵化。您要么将空间划分为隔间,要么完全相反,采用开放式概念。没有中间地带。公司现在认识到,这些过时的布局使员工感到疏离,损害了生产力,并侵蚀了员工满意度。

不幸的是,以及时和经济有效的方式对传统办公空间进行必要的更改一直是困难的。这迫使公司优先考虑办公室灵活性并将其作为基础的一个重要部分。

如何为您的办公空间注入灵活性

从员工人数到会议室和桌子使用情况,组织的需求不断变化。您的办公空间需要以相同的速度适应。通过灵活的办公空间,您不仅可以支持业务的不断变化的需求,还可以支持员工的需求。那么,您如何在办公空间中建立更多的灵活性?

倾向于开放空间

根据WeWork,开放式平面图和休息区正在上升,而高管办公室和会议室则在下降。这并不是说一切都在公开进行,但这指向了一个更广泛的趋势,即员工重视即兴会议或随意协作的空间。

虽然开放空间常常被批评为噪音更大和更分散注意力,但如果正确利用,它们可以实现很多价值。正确使用它们的一部分是拥有合适的技术来促进这些对话。特别是,Logitech Rally Board 65已成为这些空间中不可或缺的补充。

Rally Board 65,当安装在推车上时,提供了一种多功能的全合一视频会议解决方案,您可以轻松地将其推入任何开放空间——无论您是需要它进行非正式的头脑风暴会议,还是举办扩展的团队会议。当员工的需求可以随时变化时,拥有一个能够满足这些需求的工具是至关重要的。

在高脚桌旁,推车上的Rally Board 65在开放空间中设置。

在高脚桌旁,推车上的Rally Board 65在开放空间中设置。

现在,我们理解开放空间可能容易受到噪音和干扰。但虽然我们无法阻止同事在寻找第五杯咖啡时走过您的镜头并交谈,但我们可以减少干扰。

首先,Rally Board 65提供深度模糊功能(注意:将随未来软件更新推出),以使您的视频专注于会议参与者,而不是路过的人。从音频的角度来看,AI驱动的RightSound 2技术有助于最小化背景噪音,专注于实际的对话。

墙壁不必决定协作发生的地点。您可以通过将Rally Board 65添加到您的开放空间来确保这一点。

自动化桌面和房间预订流程

灵活性不仅关乎您办公室中的人,也关乎物理办公空间。换句话说,您如何使人们能够适应他们的行为与您如何使您的办公室能够适应同样重要。公司迎合员工需求的方式之一是通过房间和桌面预订软件。

根据Verified Market Research,大约60%的公司使用桌面或房间预订解决方案。此外,CBRE 报告称,64% 的公司将桌面和房间预订解决方案列为其首要技术优先事项之一。为什么这成为了首要任务?因为员工希望在他们最有可能发挥最佳工作的地方工作。而这个地点可能会从一天到一天,甚至从小时到小时发生变化。

曾经按团队组织的办公室,现在这种灵活的方法使个人能够更容易地按项目或会议类型聚集,选择最适合他们需求的能力的地点。通过 Logitech Desk Booking,员工可以提前预订他们的桌子(通过 Logi Tune),并提前了解谁在附近工作以及在特定地点可用的设备。

在 Logi Tune 应用程序中查看桌面预订体验。

在 Logi Tune 应用程序中查看桌面预订体验。

同样,Logitech Room Booking 为员工提供了可用会议室及其时间的清晰视图。个人和团队可以根据他们的会议需求和与桌子的距离选择房间。例如,一个可能有一些临时会议添加的团队可以通过预订一个更大的房间来预见这种变化。或者,一个在一天中有零星会议的团队可以选择一个他们可以随时进出的会议室。

通过选择的灵活性,您在办公室中创造了更多的目的。员工不仅更高效,而且对您赋予他们的信任和自由感到更快乐。

倾听数据

虽然像 Rally Board 65 和 Logitech Desk Booking 这样的解决方案是灵活性的关键推动者,但真正将灵活性构建到您组织基础中的唯一方法是倾听来自它们的数据。

您知道人们何时进入办公室吗?您知道人们到达时涌向哪里吗?您对办公室每天和每周发生的事情了解得越多,就越能满足您组织中团队和个人的需求。通过您的 Logitech 解决方案报告到 Logitech Sync,您可以监控和跟踪这些信息及更多内容。

在 Logitech Sync 仪表板上查看桌面使用指标。

在Logitech Sync仪表板上查看桌面使用指标的视图

表面信息,例如哪些房间和桌子被预订得最频繁(和最少)以及在什么日子,可以帮助您了解人们在空间中寻找什么。深入一点,您可以监控房间容量百分比等指标,以查看房间是否按设计使用。

添加环境信息,例如温度、二氧化碳水平、颗粒物和挥发性有机化合物(VOC)——通过Rally Board 65和Logitech Spot设备可追踪——您可以识别房间健康的潜在问题。这可以帮助您解释为什么某些房间未被使用,并指出可以帮助优化它们的解决方案。

可操作的数据是灵活性的关键;而不是随意或猜测。它可能不会为您提供每一个答案,但它会帮助您做出更快的决策,使您的办公室和员工更具生产力。这就是灵活性的全部意义。

灵活的办公空间如何创造真正的价值

组织在返回办公室工作模式时,将办公室灵活性作为首要任务是有原因的。因为当您专注于办公室灵活性时,好的事情就会发生。更具体地说,灵活性已被证明可以增强以下所有方面:

敏捷性和适应性

在现代工作场所,变化是常态,无论是我们如何协作还是我们使用的工具。当您能够及时适应这些变化时,这不仅为您的员工创造了成功的机会,还向他们表明您重视他们的需求。 

生产力和专注力

如果您希望您的员工在办公室中蓬勃发展,您需要提供一个与他们的工作风格相一致的工作环境。在灵活的办公室中,您可以在喜欢隐私和安静的人(例如,使用小组会议室和专注舱)与喜欢更开放、协作环境的人之间建立平衡。 

协作和创造力

人们应该有自由在任何时间和地点进行协作。通过提供从小房间到会议室再到开放空间的各种协作空间的办公室,员工可以轻松找到适合他们需求的空间,无论何时何地需要,而不是在方便的时候。

员工健康

当你展示出持续适应和改善办公空间的能力时,这表明你关心员工。这建立了一个人们渴望工作的目的地,而不是一个他们被迫工作的地方。考虑到回办公室的故事变得如此两极化,你能做的越多,让每次办公室访问都值得,员工就越会感激他们的工作环境。

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工作场所已经演变,适应性是保持领先的关键。灵活的办公空间超越了美学——它们旨在创造能够赋予人们合作、专注和蓬勃发展的环境。通过像Logitech Desk Booking、Rally Board 65和Sync这样的工具,你可以确保办公室的每一寸都重要。

未来是不可预测的。但通过拥抱灵活性,你正在为你的业务和员工准备好应对未来的挑战。所以,让我们开始工作——因为合适的空间改变一切。

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