Créer un lieu de travail plus intelligent: Comment les espaces de bureau flexibles profitent aux employés et aux entreprises
Répondez aux exigences changeantes du lieu de travail et des employés grâce à une technologie innovante et adaptable
Si vous demandez aux chefs d’entreprise quelle technologie va faire avancer leurs entreprises dans les cinq prochaines années, la plupart évoqueront l’intelligence artificielle. C’est un choix intelligent. Bien conçue, elle peut améliorer l’efficacité, réduire les charges administratives et permettre aux employés de se concentrer sur ce qu’ils font de mieux. Mais il existe un autre investissement capable de transformer le lieu de travail tout aussi profondément: l’investissement dans le lieu de travail lui-même.
Un espace de travail moderne, adaptable et soigneusement conçu ne favorise pas seulement la productivité, il inspire la créativité et attire les gens au bureau. Grâce à une technologie de lieu de travail intelligente et flexible, les organisations peuvent offrir des environnements de travail plus sains et des expériences améliorées aux employés tout en maximisant la valeur des espaces de bureau.
Mais comment ?
Cet article explore les façons dont les lieux de travail et les employés évoluent, ainsi que les technologies innovantes qui aident les entreprises à s’adapter. Qu’il s’agisse de relever les défis du travail flexible ou de libérer les opportunités offertes par des espaces de travail plus intelligents, nous allons explorer les solutions qui peuvent améliorer votre espace de travail et permettre à votre entreprise de prospérer.
Une nouvelle réalité pour les espaces de bureau
Aujourd’hui, le simple fait de fournir un bureau et un ordinateur à chaque employé ne suffira pas. La façon dont nous effectuons les tâches, abordons la présence au bureau et interagissons dans un environnement professionnel a changé pour de bon.
Une récente enquête menée dans 11 pays a révélé que 44 % des gens préfèrent les environnements de travail hybrides, 39 % souhaitent être au bureau à temps plein et 17 % préfèrent le travail entièrement à distance. Les gens choisissent désormais des emplois en fonction de la flexibilité qu'ils offrent; certains aspirent à l'époque où ils travaillaient au bureau de 9 à 5 ans, tandis que beaucoup accepteraient un salaire inférieur s'ils pouvaient continuer à travailler à domicile.
Cette diversité des préférences peut rendre la conception du lieu de travail difficile. Cependant, le fait de réunir les gens en personne reste plus important que jamais. Le bureau doit être un lieu attrayant et utile à partir duquel les employés veulent travailler. Ils doivent être en mesure d'accomplir des tâches sans limitations et de bénéficier du temps passé avec leurs collègues. Le Sondage sur la technologie du milieu de travail des employés de la SCC a révélé que plus de la moitié des employés ont déclaré que les interactions sociales et le sentiment de communauté étaient les avantages les plus importants des sièges sociaux. Par ailleurs, 33 % craignaient qu’une approche hybride ne limite leur capacité à établir des relations de travail. Les employés à distance peuvent souvent se sentir isolés, 43 % signalant une déconnexion de leur entreprise, ce qui les rend plus susceptibles de chercher des opportunités ailleurs.
Les espaces de bureau doivent être capables de répondre aux demandes modernes, que les employés soient présents occasionnellement ou tous les jours. Par exemple, plus de 50 % des employés interrogés par Appspace ont « déclaré que se rendre au bureau était une perte de temps ». Beaucoup ont affirmé que leurs bureaux ne favorisaient pas la productivité et que trop peu de collègues étaient là pour qu’ils puissent collaborer efficacement.
En bref, une approche universelle de la conception des espaces de travail n’est plus possible. Les entreprises doivent donner la priorité à la flexibilité et à l’expérience des employés pour dégager des avantages significatifs aujourd’hui, ainsi qu’à la capacité de s’adapter à mesure que les exigences du lieu de travail continuent d’évoluer.
Des espaces de travail conçus pour le travail moderne
Chez Logitech, nous nous attaquons à l’évolution des exigences en utilisant des statistiques basées sur les données pour réinventer nos espaces de bureau. La refonte de nos bureaux de San Jose s’est concentrée sur la création d’espaces qui inspirent la productivité et favorisent les relations humaines tout en s’adaptant à l’évolution vers des salles de réunion plus petites et compatibles avec la vidéo et des agencements de bureau flexibles. Nous avons fondé notre approche centrée sur l’humain sur les leçons tirées de nos autres bureaux mondiaux, ce qui nous a aidés à relever les défis logistiques ainsi qu’à renforcer l’engagement et l’innovation.
Le bureau de Logitech San Jose offre une gamme d’espaces de travail, y compris des espaces de bureau flexibles.
De même, le Neiman Marcus Group (NMG) a également adopté la flexibilité et le design centré sur l’humain grâce à la technologie Logitech. Son approche unique a vu le siège social traditionnel remplacé par un réseau de hubs axés sur la collaboration. En donnant la priorité à l’équité et à l’accessibilité, NMG garantit à chaque employé, quel que soit son emplacement, l’accès à une expérience de travail optimale. Son hub phare Dallas-Fort Worth redéfinit le design de bureau conventionnel, consacrant 70% de son espace à la collaboration et 30% aux postes de travail individuels. Cette philosophie de « l’aimant, pas le mandat » attire les employés au bureau par choix, créant un environnement qui favorise la productivité, la connexion et la flexibilité.
Cependant, l’évolution des exigences n’affecte pas seulement les organisations qui proposent un travail à distance et flexible. Même ceux qui ont besoin d’une présence sur site à 100 % doivent adapter leur lieu de travail pour s’assurer que les employés sont soutenus tout au long de leur journée de travail. Pour les grandes organisations, l’ampleur et la complexité de cette tâche peuvent rendre la transition particulièrement difficile.
Prenez Amazon, par exemple. Un rapport de Business Insider sur son mandat de retour au travail souligne les difficultés de rétablir des activités à temps plein au bureau après des années de travail hybride et à distance. Dans de telles situations, les espaces de travail traditionnels peuvent ne pas être en mesure de répondre à la demande, des problèmes tels que l’insuffisance des bureaux, des salles de réunion et des ressources limitées rendant le retour au bureau difficile. Il illustre comment même les plus grandes organisations doivent soigneusement équilibrer les attentes et les préférences des employés avec l’efficacité opérationnelle.
Alors, quelles sont les prochaines étapes?
Comment les organisations peuvent relever le défi du lieu de travail
Pour assurer leur succès à long terme, les organisations doivent repenser les espaces de bureau pour répondre aux besoins actuels de l’entreprise et de ses employés.
Qu’ils travaillent de manière flexible ou au bureau tous les jours, les employés veulent que les espaces dans lesquels ils travaillent leur conviennent. Bien avant que le travail flexible et à distance ne devienne répandu, une étude de Steelcase a révélé que 95 % des employés avaient besoin d’espaces calmes et privés, mais seulement 40 % ont déclaré que leur lieu de travail les fournissait. En fait, la plupart des employés ont besoin d’un large éventail d’environnements, notamment des zones calmes pour une concentration approfondie, des bureaux disponibles pour la productivité, des zones de réunion pour des discussions rapides et des espaces plus grands et bien équipés pour des réunions collaboratives.
Dans les environnements de travail dynamiques d’aujourd’hui, l’efficacité et la commodité sont essentielles. Les organisations doivent offrir des espaces de travail diversifiés et flexibles qui s’adaptent à différents styles de travail et simplifient au maximum les tâches quotidiennes, la technologie jouant un rôle essentiel dans leur amélioration.
Principales caractéristiques des espaces de travail plus intelligents
Des systèmes de réservation de salles et de bureaux fluides pour garantir que les employés peuvent facilement trouver et réserver les espaces dont ils ont besoin.
Une technologie de collaboration qui peut être rapidement déplacée d’un espace à l’autre pour répondre à différents besoins.
Capteurs d’occupation intelligents qui aident à gérer efficacement les espaces partagés, en libérant automatiquement les salles inutilisées pour maximiser la disponibilité et minimiser le gaspillage de ressources.
Systèmes de planification intégrés pour tenir les employés informés, améliorant leur capacité à coordonner avec leurs collègues et à tirer le meilleur parti de leur temps au bureau.
En fin de compte, un espace de travail flexible ne devrait être que cela. L’idée n’est pas simplement de mettre en œuvre et d’oublier, mais d’apprendre et de s’adapter. Les organisations ont la responsabilité de suivre les tendances et d’ajuster les espaces en conséquence pour garantir les meilleurs résultats.
Approches de la surveillance et de l’optimisation du lieu de travail
Rassembler des informations sur l’utilisation de l’espace et des dispositifs pour identifier les problèmes ou les domaines à améliorer.
Ajuster les espaces en fonction des besoins changeants, tels que les niveaux de fréquentation fluctuants.
Des facteurs tels que la qualité de l’air et le climat ambiant ou l’efficacité énergétique pour promouvoir des environnements de travail plus sains et plus durables.
Fournir aux équipes informatiques des outils pour gérer et surveiller les dispositifs sur plusieurs sites de bureau afin de garantir la disponibilité et l’efficacité des espaces.
Voyons maintenant ce que cela signifie concrètement...
Redéfinir l’espace de travail avec des espaces flexibles et des bureaux flexibles
Les espaces flexibles et les bureaux flexibles se sont imposés comme des approches efficaces pour répondre aux besoins changeants sur le lieu de travail.
Les bureaux flexibles sont similaires aux « bureaux partagés » et utilisent des bureaux partagés pour optimiser efficacement les espaces de bureau, en particulier dans les environnements de travail flexibles. En permettant aux employés de trouver rapidement un lieu de travail plutôt que de travailler à partir d’un bureau permanent, les bureaux flexibles permettent de répondre aux fluctuations de fréquentation tout en maximisant la valeur de la technologie au bureau. Des solutions comme Logi Dock Flex améliorent ces espaces. Servant de station d’accueil gérée et de système de réservation de bureau, elle permet aux employés d’afficher les détails de la réservation et de sécuriser un bureau libre lorsqu’ils en ont besoin.
En attendant, les espaces flexibles ne se limitent pas aux bureaux. Il s’agit d’espaces de collaboration de groupe à concept ouvert comprenant des meubles et des équipements modulaires et mobiles. Les espaces flexibles polyvalents peuvent accueillir des équipes de toutes tailles, de trois à quatre personnes à plus de 20. Pour simplifier le processus de réservation et minimiser les conflits de planification, les espaces flexibles peuvent être équipés d’un panneau de planification comme Tap Scheduler. Cela permet aux employés de consulter la disponibilité des salles et de réserver des espaces sur place ou à l’avance, qu’il s’agisse de salles compatibles vidéo ou de celles dédiées aux interactions en personne sans technologie supplémentaire. Mais les salles fixes ne sont pas toujours capables de fléchir de manière à répondre aux exigences des espaces de travail actuels. L’adaptabilité est cruciale, ce qui fait de la capacité à créer un espace flexible de manière ponctuelle un investissement essentiel. Cela nécessite des solutions tout-en-un flexibles, portables, qui peuvent s’adapter sans effort à mesure que les entreprises se développent ou ajustent leurs dispositions, en s’intégrant parfaitement aux open spaces et aux salles de petite à moyenne taille. Des dispositifs comme Rally Board 65 sont idéaux pour la vidéo collaboration et les tableaux blancs, mais suffisamment compacts pour les séances de brainstorming, les réunions directes ou les salles de formation. Pour plus de flexibilité, de tels dispositifs tout-en-un peuvent être montés sur une table, un mur ou un chariot et peuvent être déplacés d’un endroit à un autre. Cela signifie que la technologie de collaboration dans une salle de réunion peut être rapidement réutilisée pour organiser une réunion hybride plus importante dans un espace ouvert de taille moyenne.
Rally Board 65 sur un chariot peut facilement être déplacé d’un espace à l’autre.
En mettant en œuvre de tels outils, les organisations peuvent créer des environnements flexibles et fonctionnels qui attirent les employés au bureau et leur permettent de travailler de la manière qui leur convient.
Simplicité de réservation de salle et de bureau
La réservation efficace de salles et de bureaux est au cœur d’une expérience d’espace flexible fluide. Pour les bureaux nomades, il suffit généralement de réserver à l’avance (ou ponctuellement) et de brancher un ordinateur portable pour commencer. Les salles et les open spaces peuvent être réservés de la même manière, offrant une simple connexion à un ordinateur portable ou un dispositif dédié via lequel les réunions peuvent être rejointes. Les systèmes de réservation tels que Réservation de bureau Logitech et Réservation de salle, disponibles avec les plans de service Logitech Essential ou Select, permettent une meilleure utilisation du lieu de travail et des expériences de réservation plus simples. Pour les dispositifs Logitech, comme Tap Scheduler et Logi Dock Flex, Logitech Sync rassemble toutes ces fonctionnalités tout en fournissant des statistiques d’utilisation ainsi que la surveillance et la gestion à distance pour le service informatique. Les outils interactifs peuvent également aider les employés à se réunir et à collaborer plus efficacement sur site. Des solutions comme Logitech View permettent de naviguer et de réserver dans les bureaux en fournissant une vue en temps réel de la disposition des bureaux via un écran tactile. Cela permet de trouver des bureaux, des espaces et même des collègues à l’aide de commandes tactiles zoomables.
Logitech View, Logi Dock Flex et Tap Scheduler dans un espace de bureau ouvert.
Automatisation sans effort
Grâce à des solutions intelligentes, intégrées et flexibles, les espaces de travail sont non seulement plus faciles à naviguer et plus agréables à travailler, mais ils sont également capables d’éliminer les processus manuels. Les capteurs autonomes ou intégrés aux dispositifs peuvent prendre en charge l’automatisation de l’espace de travail qui effectue automatiquement les actions courantes. Des gains de temps uniques comme ceux-ci peuvent faciliter les activités standard telles que la réservation et la libération d’espaces. Par exemple, avec Auto Book et Auto Release activés via une licence Essential ou Select, le processus est aussi simple que d’entrer ou de sortir d’une salle. Lorsque des personnes sont détectées dans un espace, une réservation est automatiquement créée. Lorsque ces personnes partent, la réservation est supprimée. Cela fonctionne que la salle soit utilisée pour une réunion vidéo ou une session en personne.
Alors que la réservation et l’automatisation fluides améliorent les interactions au quotidien, les capteurs et les dispositifs intelligents ont un rôle supplémentaire mais tout aussi important à jouer dans l’espace de travail moderne...
Accès facile aux statistiques sur les espaces de bureau
L’optimisation des espaces de bureau nécessite des informations exploitables pour guider les décisions relatives à l’espace de travail. Grâce à des données précises en temps réel, les organisations peuvent identifier les problèmes et optimiser les espaces de manière plus éclairée. La technologie Smart workplace, y compris les solutions avec capteurs intégrés comme Rally Board 65, soutient cette démarche en collectant un large éventail d'informations, de l'occupation aux facteurs environnementaux. Comprendre quels espaces sont utilisés (ou surutilisés) et ceux qui ne le sont pas peut aider à cerner les problèmes et à fournir une image claire des ajustements qui amélioreront l’efficacité et l’expérience des employés. Par ailleurs, les mesures du climat, de la qualité de l’air et de l’utilisation de l’énergie permettent aux organisations de mieux détecter les problèmes et d’améliorer bien-être et DÉVELOPPEMENT DURABLE. Pour une saisie plus large et plus avancée, des capteurs de présence et d’environnement dédiés comme Logitech Spot peuvent être placés dans les salons, les modules de réunion et les cabines téléphoniques, ainsi que dans les salles de réunion standard. Cela fournit des informations précises sur l'occupation et l'environnement pour soutenir la gestion des espaces dans le temps, même ceux qui ne disposent pas de technologie existante. L’accès à des mesures environnementales plus détaillées, y compris les niveaux de CO2 et les particules dans l’air, contribue au maintien d’environnements de travail confortables, productifs et sains. En combinant facilité d’utilisation et informations exploitables, ces outils améliorent l’expérience au bureau, garantissant que les entreprises sont équipées pour s’adapter et que les employés peuvent s’épanouir dans des environnements de travail flexibles.
Capteur d’occupation et d’environnement Logitech Spot placé dans les modules de réunion.
Adoptez l’espace de travail moderne dès aujourd’hui
Grâce à un portefeuille intégré de solutions, logiciels et services d’un seul fournisseur, Logitech facilite le déploiement d’une technologie de lieu de travail qui fait une véritable différence pour vos employés et votre entreprise. Nous comprenons que la création d’un espace de travail réellement flexible et efficace nécessite plus que des espaces ouverts et des bureaux flexibles; elle nécessite des outils intelligents et intuitifs qui autonomisent les employés et optimisent les ressources de bureau. Un espace de travail plus intelligent améliore la productivité et favorise la collaboration, ce qui rend les bureaux agréables à visiter.
En adoptant des approches innovantes, en tirant parti des données et en déployant les bons outils, votre entreprise peut créer des espaces flexibles et optimisés comme ceux-ci. Un espace de travail qui non seulement maximise la valeur de vos investissements et s’adapte à l’évolution des besoins, mais permet également à vos employés de s’épanouir, car lorsque les employés sont au mieux, votre entreprise l’est aussi.
Lisez notre ebook « Améliorez la collaboration, inspirez la connexion » pour découvrir comment concevoir des espaces de travail qui favorisent la connexion, la collaboration et la créativité.
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